§1 Postanowienia ogólne
 
  1. Organizatorem MP Fast Date® (zwanego w dalszej części Wydarzeniem) jest Meeting Planner Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zarejestrowana pod adresem Złota 9/30, 00-019 Warszawa, NIP: 521 34 99 316, REGON: 141567708, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego dn. 12 września 2008 r., KRS: 0000313501, reprezentowana przez Prezes Zarządu Sylwię Banaszewską, zwana w dalszej części regulaminu Organizatorem.
  2. Celem Wydarzenia jest nawiązywanie kontaktów biznesowych pomiędzy oferentami usług dla rynku spotkań, a profesjonalnymi organizatorami wydarzeń pracującymi w agencjach eventowych, marketingowych, biurach podróży, firmach szkoleniowych oraz po stronie klientów korporacyjnych (planistami spotkań).
  3. Wydarzenie odbędzie się w dniu 29 listopada 2019 roku w Sheraton Sopot Hotel w Sopocie.
  4. Udział w wydarzeniu jest płatny dla reprezentantów firm prezentujących swoje usługi (Oferenci) oraz bezpłatny dla planistów spotkań.

§2 Rejestracja, płatności i rezygnacja
 
  1. Koszt udziału w Wydarzeniu dla firm prezentujących swoje usługi (Oferenci) to 1700 zł netto (VAT 23%) dla rejestracji dokonanych do 17 listopada 2019 roku oraz 2000 zł netto (VAT 23%) dla rejestracji dokonanych od 18 listopada 2019 roku.
  2. W ramach opłaty rejestracyjnej w Wydarzeniu może wziąć udział dwóch reprezentantów firmy. Liczba osób reprezentujących firmę nie wpływa na wysokość opłaty za udział.
  3. Rejestracji Oferentów na Wydarzenie można dokonywać poprzez formularz rejestracyjny dostępny na stronie: https://fdsopot.syskonf.pl/rejestracja do dnia 26 listopada 2019 r., lub do wyczerpania limitu miejsc dla Oferentów ustalonego przez Organizatora. 
  4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem.
  5. Rejestracja Oferenta poprzez formularz zgłoszeniowy jest jednoznaczna z akceptacją niniejszego regulaminu przez wszystkie osoby reprezentujące daną firmę podczas Wydarzenia.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych przez osobę dokonującą zgłoszenia, a w szczególności za błędy w imionach, nazwiskach i danych kontaktowych uczestników Wydarzenia, błędy w nazwie firmy, wgranie niepoprawnego logotypu Oferenta. W przypadku wprowadzenia błędnych danych zaleca się kontakt z Organizatorem pod adresem: info@meetingplanner.pl.
  7. Płatność za udział w Wydarzeniu należy dokonać przelewem bankowym na konto Organizatora (Alior Bank 72 2490 0005 0000 4520 6085 0315​). Oferent po rejestracji otrzyma na podany w formularzu adres mailowy fakturę pro forma z danymi do dokonania płatności.
  8. Oferent zobowiązuje się do dokonania płatności w ciągu 7 dni od dnia rejestracji, jednak nie później, niż do 26 listopada 2019 roku. Niedokonanie płatności w wymaganym terminie uprawnia Organizatora do anulowania rejestracji.
  9. Po dokonaniu płatności Organizator niezwłocznie wystawi oferentowi fakturę VAT (fakturę zaliczkową w przypadku płatności dokonanych przed 24 listopada 2019 r.)
  10. Zgłoszenia rezygnacji z udziału w Wydarzeniu należy dokonać pisemnie na adres email: info@meetingplanner.pl. Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.​
  11. Organizator przyjmuje rezygnacje z udziału w Wydarzeniu do 20 listopada 2019 r. W przypadku rezygnacji po tym terminie, Oferent ponosi całość kosztów udziału.
  12. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu najpóźniej 20 listopada 2019 r., Organizator zaproponuje oferentowi zamiennie możliwość udziału w innym spotkaniu biznesowym z cyklu MP Fast Date®, które odbędzie się w ciągu 12 miesięcy od daty Wydarzenia, lub zwrot płatności przelewem bankowym w wysokości 80% wpłaconych środków.​

§3 Zobowiązania Organizatora wobec uczestników Wydarzenia
 
  1. Przygotowanie stanowiska do rozmów biznesowych z planistami spotkań (stół, 4 krzesła, podłączenie do energii elektrycznej, wi-fi). Dla każdej firmy (Oferenta) przygotowane zostanie jedno stanowisko.
  2. Umówienie co najmniej dziesięciu piętnastominutowych, indywidualnych rozmów z planistami spotkań dla każdego Oferenta oraz zagwarantowanie dodatkowego czasu (min. 30 min) na rozmowy aranżowane samodzielnie.
  3. Zapewnie lunchu i kolacji.
  4. Zapewnienie możliwości udziału w spotkaniu integracyjnym, które odbędzie się po rozmowach biznesowych.
  5. Przekazanie listy kontaktowej planistów spotkań zawierającej imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail i numer telefonu, wraz z zapewnieniem zgody na kontakt marketingowy ze strony Oferentów.

§4 Ochrona danych osobowych
 
  1. Dane osobowe osób zgłaszających udział firmy i uczestników Wydarzenia przechowywane i przetwarzane są w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia.
  2. Oferent wyraża zgodę na przesłanie następujących danych osobowych swoich reprezentantów, zgłoszonych za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, planistom spotkań biorącym udział w Wydarzeniu: imię i nazwisko, firma, telefon, e-mail. 
  3. Za zgodą Oferenta zebrane informacje mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych utrzymywanych przez Organizatora w celu przesyłania wiadomości o charakterze marketingowym.
  4. Uczestnikowi przysługuje prawo do: dostępu do treści danych osobowych, modyfikacji / sprostowania danych, usunięcia danych poprzez kontakt z adresem: redakcja@meetingplanner.pl.
  5. Administrator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.​

§5 Organizacja Wydarzenia
 
  1. Wydarzenie będzie filmowane i fotografowane przez Organizatora. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunków uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Wydarzenia.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za należące do uczestników przedmioty zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
  3. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno- technicznych przedstawiciela Organizatora.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników podczas Wydarzenia. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem.

§5 Odwołanie lub zmiana terminu Wydarzenia
 
  1. W przypadku konieczności przesunięcia terminu Wydarzenia lub jego odwołania, Organizator niezwłocznie skontaktuje się z przedstawicielami Oferenta, informując o nowym terminie Wydarzenia lub przedstawiając możliwość wzięcia udziału w innym spotkaniu biznesowym z cyklu MP Fast Date®.
  2. W sytuacji opisanej w pkt. 1 Oferent ma prawo do rezygnacji z udziału w Wydarzeniu i zwrotu 100% wpłaconych środków.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty poniesione przez Oferenta i jego przedstawicieli w związku z planowanym udziałem w Wydarzeniu, w szczególności za: bilety lotnicze lub PKP, rezerwacje hotelowe, przygotowanie materiałów promocyjnych. 

§6 Reklamacje
 
  1. Uczestnik może złożyć reklamację za pośrednictwem adresu e-mail info@meetingplanner.pl lub na adres siedziby Organizatora.
  2. Reklamacje mogą być składane w ciągu 14 dni od daty Wydarzenia i powinny zawierać: opis zastrzeżeń dotyczących Wydarzenia oraz adres do korespondencji (e-mail lub pocztowy).
  3. Organizator rozpatruje reklamacje w przeciągu 14 dni roboczych i przekazuje je w formie pisemnej na adres wskazany w zgłoszeniu reklamacyjnym.

§7 Postanowienia końcowe
 
  1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 25 października 2019 roku.
  2. Organizator zastrzega sobie w prawo do dokonywania zmian w niniejszym regulaminie Wydarzenia, zobowiązując się jednocześnie do poinformowania o zmianach wszystkich zarejestrowanych Oferentów.
  3. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego regulaminu mogą zostać poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego Rzeczypospolitej Polskiej, właściwego dla siedziby Organizatora. ​