Regulamin udziału w MP Fast Date®


 
§1 Postanowienia ogólne
 
  1. Organizatorem MP Fast Date® (zwanego w dalszej części Wydarzeniem) jest Meeting Planner Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zarejestrowana pod adresem Złota 9/30, 00-019 Warszawa, NIP: 521 34 99 316, REGON: 141567708, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego dn. 12 września 2008 r., KRS: 0000313501, reprezentowana przez Prezes Zarządu Sylwię Banaszewską, zwana w dalszej części regulaminu Organizatorem.
  2. Celem Wydarzenia jest nawiązywanie kontaktów biznesowych pomiędzy oferentami usług dla rynku spotkań, a profesjonalnymi organizatorami wydarzeń pracującymi w agencjach eventowych, marketingowych, biurach podróży, firmach szkoleniowych oraz po stronie klientów korporacyjnych (planistami spotkań).
  3. Wydarzenie odbywa się w dniu i miejscu wskazanym przez Organizatora na stronie www.oferenci.fastdate.meetingplanner.pl.
  4. Udział w wydarzeniu jest płatny dla reprezentantów firm prezentujących swoje usługi (Oferenci) oraz bezpłatny dla planistów spotkań.
 
 
§2 Rejestracja, płatności i rezygnacja
 
 
  1. Koszt udziału w Wydarzeniu dla firm prezentujących swoje usługi (Oferenci) to 2500 zł netto (VAT 23%).
  2. W ramach opłaty rejestracyjnej w Wydarzeniu może wziąć udział dwóch reprezentantów firmy. Podczas rozmów biznesowych na sali, w której toczyły się będą rozmowy biznesowe, może być obecny tylko jeden reprezentant jednej firmy. Istnieje możliwość wymiany uczestników pomiędzy poszczególnymi rundami spotkań. Liczba osób reprezentujących firmę nie wpływa na wysokość opłaty za udział.
  3. Rejestracji Oferentów na Wydarzenie można dokonywać poprzez formularz rejestracyjny online (link na stronie www.oferenci.fastdate.meetingplanner.pl) do wyczerpania limitu miejsc dla Oferentów ustalonego przez Organizatora. 
  4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem.
  5. Rejestracja Oferenta poprzez formularz zgłoszeniowy jest jednoznaczna z akceptacją niniejszego regulaminu przez wszystkie osoby reprezentujące daną firmę podczas Wydarzenia.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych przez osobę dokonującą zgłoszenia, a w szczególności za błędy w imionach, nazwiskach i danych kontaktowych uczestników Wydarzenia, błędy w nazwie firmy, wgranie niepoprawnego logotypu Oferenta. W przypadku wprowadzenia błędnych danych zaleca się kontakt z Organizatorem pod adresem: info@meetingplanner.pl.
  7. Płatność za udział w Wydarzeniu należy dokonać przelewem bankowym na konto Organizatora (ING Bank Śląski 33 1050 1025 1000 0090 3194 3617). Oferent po rejestracji otrzyma na podany w formularzu adres mailowy fakturę forma z danymi do dokonania płatności.
  8. Oferent zobowiązuje się do dokonania płatności w ciągu 7 dni od dnia rejestracji, jednak nie później, niż do dnia Wydarzenia. Niedokonanie płatności w wymaganym terminie uprawnia Organizatora do anulowania rejestracji.   
  9. Zgłoszenia rezygnacji z udziału w Wydarzeniu należy dokonać pisemnie na adres email: info@meetingplanner.pl. Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.​
  10. Organizator przyjmuje rezygnacje z udziału w Wydarzeniu do 7 dni kalendarzowych przed dniem Wydarzenia. W przypadku rezygnacji po tym terminie, Oferent ponosi całość kosztów udziału.
  11. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed dniem Wydarzenia, Organizator zaproponuje oferentowi zamiennie możliwość udziału w innym spotkaniu biznesowym z cyklu MP Fast Date®, które odbędzie się w ciągu 12 miesięcy od daty Wydarzenia, lub zwrot płatności przelewem bankowym w wysokości 80% wpłaconych środków.​
 
 
§3 Zobowiązania Organizatora wobec uczestników Wydarzenia
 
  1. Przygotowanie stanowiska do rozmów biznesowych z planistami spotkań (stół, 4 krzesła, podłączenie do energii elektrycznej, wi-fi). Dla każdej firmy (Oferenta) przygotowane zostanie jedno stanowisko. 
  2. Umówienie co najmniej dziesięciu piętnastominutowych, indywidualnych rozmów z planistami spotkań dla każdego Oferenta oraz zagwarantowanie dodatkowego czasu (min. 30 min) na rozmowy aranżowane samodzielnie.
  3. Zapewnienie lunchu.
  4. Przekazanie listy kontaktowej planistów spotkań zawierającej imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail i numer telefonu, wraz z zapewnieniem zgody na kontakt marketingowy ze strony Oferentów.
 
 
§4 Ochrona danych osobowych 
 
  1. Dane osobowe osób zgłaszających udział firmy i uczestników Wydarzenia przechowywane i przetwarzane są w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia.
  2. Oferent wyraża zgodę na przesłanie następujących danych osobowych swoich reprezentantów, zgłoszonych za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, planistom spotkań biorącym udział w Wydarzeniu: imię i nazwisko, firma, telefon, e-mail. 
  3. Za zgodą Oferenta zebrane informacje mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych utrzymywanych przez Organizatora w celu przesyłania wiadomości o charakterze marketingowym.
  4. Uczestnikowi przysługuje prawo do: dostępu do treści danych osobowych, modyfikacji / sprostowania danych, usunięcia danych poprzez kontakt z adresem: redakcja@meetingplanner.pl.
  5. Administrator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.​
 
 
§5 Organizacja Wydarzenia
  
  1. Wydarzenie będzie filmowane i fotografowane przez Organizatora. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunków uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Wydarzenia.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za należące do uczestników przedmioty zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
  3. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno- technicznych przedstawiciela Organizatora.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników podczas Wydarzenia. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem.
 
§5 Odwołanie lub zmiana terminu Wydarzenia 
 
  1. W przypadku konieczności przesunięcia terminu Wydarzenia lub jego odwołania, Organizator niezwłocznie skontaktuje się z przedstawicielami Oferenta, informując o nowym terminie Wydarzenia lub przedstawiając możliwość wzięcia udziału w innym spotkaniu biznesowym z cyklu MP Fast Date®.
  2. W sytuacji opisanej w pkt. 1 Oferent ma prawo do rezygnacji z udziału w Wydarzeniu i zwrotu 100% wpłaconych środków.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty poniesione przez Oferenta i jego przedstawicieli w związku z planowanym udziałem w Wydarzeniu, w szczególności za: bilety lotnicze lub PKP, rezerwacje hotelowe, przygotowanie materiałów promocyjnych. 
 
 
§6 Reklamacje
 
  1. Uczestnik może złożyć reklamację za pośrednictwem adresu e-mail info@meetingplanner.pl lub na adres siedziby Organizatora.
  2. Reklamacje mogą być składane w ciągu 14 dni od daty Wydarzenia i powinny zawierać: opis zastrzeżeń dotyczących Wydarzenia oraz adres do korespondencji (e-mail lub pocztowy).
  3. Organizator rozpatruje reklamacje w przeciągu 14 dni roboczych i przekazuje je w formie pisemnej na adres wskazany w zgłoszeniu reklamacyjnym.
 
 
§7 Postanowienia końcowe 
 
  1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 11 grudnia 2019 roku.
  2. Organizator zastrzega sobie w prawo do dokonywania zmian w niniejszym regulaminie Wydarzenia, zobowiązując się jednocześnie do poinformowania o zmianach wszystkich zarejestrowanych Oferentów.
  3. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego regulaminu mogą zostać poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego Rzeczypospolitej Polskiej, właściwego dla siedziby Organizatora. ​
 
 
Aneks nr 1 – Procedury bezpieczeństwa wobec epidemii Covid-19
 
  1. Organizator Wydarzenia zobowiązuje się do przestrzegania w procesie jego organizacji wszelkich wytycznych sanitarnych dotyczących konferencji, targów i spotkań biznesowych.
  2. Organizator zapewni Uczestnikom środki ochrony osobistej w postaci przyłbic ochronnych oraz środków do dezynfekcji rąk, umieszczonych na stolikach do spotkań biznesowych.
  3. Uczestnicy, ze względu na ryzyko epidemiologiczne, zobowiązani są
    a. Korzystać przez cały czas trwania wydarzenie ze środków ochrony dostarczonych przez Organizatora lub środków własnych, zapewniających porównywalny zakres ochrony
    b. Nie wchodzić na teren miejsca Wydarzenia z objawami jakiejkolwiek choroby zakaźnej;
    c. Odstąpić od uczestnictwa w wydarzeniu, jeżeli w ciągu ostatnich dwóch tygodni mieli kontakt z osobą chorą na Covid-19;
    d. Poddawać się procedurom kontroli stanu zdrowia eliminującym ryzyko zarażenia;
    e. Stosować się do wszelkich procedur sanitarnych wprowadzonych przez Organizatora na miejscu wydarzenia.
  4. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących stanu zdrowia Uczestnika, w tym podwyższonej temperatury ciała, ostateczną decyzję na temat możliwości udziału podejmuje Organizator po konsultacji z obecnym na miejscu pracownikiem służb medycznych.
  5. Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Wydarzeniu z powodów opisanych w pkt. 3 podpunkt b i c lub któremu Organizator odmówi udziału z uwagi na wątpliwości dotyczące jego stanu zdrowia, przysługuje możliwość uczestnictwa w innym spotkaniu z cyklu MP Fast Date® w ciągu 12 miesięcy od daty Wydarzenia.
  6. Brak akceptacji przez Uczestnika procedur bezpieczeństwa lub niestosowanie się do powyższych zasad może skutkować odmową udziału w Wydarzeniu lub wydaleniem danego Uczestnika z Wydarzenia w czasie jego trwania, bez prawa do jakiejkolwiek rekompensaty.
  7. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że Organizator może przekazać dane Uczestników odpowiednim służbom państwowym w przewidzianych prawem okolicznościach i że dane te nie mogą zostać z przez niego usunięte przez min. 14 dni po Wydarzeniu.